Privacyverklaring

Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en welke rechten u daarbij heeft.

Wie verwerkt uw gegevens

HairPrime is een handelsnaam van Hairprime, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 57725381, gevestigd aan de Atoomweg 63, 3542 AA Utrecht, Nederland.

Die onderneming is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via deze website en in het begeleidingstraject worden verwerkt.

Wat wij doen, en wat een ander doet

Wij zijn een digitale tussenpersoon. Wij begeleiden het traject rond een behandeling: de eerste vraag, de intake, het voorstel, de planning van reis en verblijf, en de nazorg. De behandeling zelf wordt uitgevoerd door een zelfstandige kliniek. Die kliniek is voor de medische behandeling zelf verantwoordelijk, en heeft daarvoor een eigen dossier en een eigen privacyverklaring.

Welke gegevens wij verwerken

Als u alleen deze website bezoekt verwerken wij geen persoonsgegevens. Deze website plaatst geen cookies, gebruikt geen analysediensten en houdt geen bezoekersstatistieken bij.

Als u contact met ons opneemt verwerken wij wat u ons zelf vertelt: uw naam, uw telefoonnummer, en de vraag die u stelt.

Bij een terugbelverzoek leggen wij daarnaast het moment van binnenkomst vast en een verkorte versie van uw IP-adres. Verkort betekent dat wij het laatste deel van dat adres op nul zetten voordat wij het opslaan. Daarmee kunnen wij zien dat veel verzoeken uit dezelfde hoek komen, maar niet wie u bent. Wij doen dat alleen om misbruik van het formulier tegen te gaan.

Als er een traject start verwerken wij daarnaast:

• Uw naam, geboortedatum, taal, land en contactgegevens.
• De antwoorden op de intakevragen en de foto's die u aanlevert. Dit zijn gegevens over uw gezondheid, en die behandelen wij met de extra waarborgen die daarvoor gelden.
• De stappen in uw traject: het voorstel, de afspraken, de reis en het verblijf, de betalingen en de contactmomenten in de nazorg.
• Uw toestemmingen: wat u heeft toegestaan, en wanneer.

Wij vragen nooit om medische gegevens via een openbaar formulier op deze website.

Waarom wij deze gegevens verwerken

• Om het traject uit te voeren. Zonder uw gegevens kunnen wij geen voorstel maken, geen kliniek benaderen en geen reis plannen. De grondslag daarvoor is de uitvoering van de overeenkomst met u.
• Voor gegevens over uw gezondheid vragen wij uw uitdrukkelijke toestemming. Die toestemming leggen wij vast, en u kunt haar op elk moment intrekken. Intrekken werkt vanaf dat moment en niet met terugwerkende kracht.
• Om te voldoen aan de wet, bijvoorbeeld aan de fiscale bewaarplicht voor onze administratie.
• Om ons contactformulier bruikbaar te houden. Zonder enige rem wordt zo'n formulier misbruikt en verdwijnt uw vraag tussen de ruis. Daarvoor leggen wij het verkorte adres vast; de grondslag is ons gerechtvaardigd belang.

Met wie wij gegevens delen

• De kliniek die uw behandeling uitvoert. Zonder die gegevens kan de kliniek geen beoordeling maken. Wij delen daarbij niet meer dan nodig is.
• Onze leveranciers, voor zover zij bij het uitvoeren van hun werk gegevens raken: de partij die onze servers levert en de partij die onze reservekopieën bewaart.

Wij werken uitsluitend met partijen waarmee een verwerkersovereenkomst is gesloten. Dat is voor ons een harde eis en geen streven: is er geen overeenkomst, dan werken wij niet met die kliniek en delen wij geen gegevens.

Wij verkopen uw gegevens niet en gebruiken ze niet voor reclame van derden.

Waar uw gegevens staan

Uw gegevens staan op servers in de Europese Unie, en onze reservekopieën ook.

Gaat er ooit informatie naar een kliniek buiten de Europese Unie, dan gebeurt dat niet per e-mail en niet met een export, maar doordat die kliniek beperkt toegang krijgt tot ons eigen systeem, en alleen tot het deel dat nodig is. Voor zo'n doorgifte gelden aanvullende afspraken en waarborgen.

Hoe wij uw gegevens beveiligen

• Gegevens over uw gezondheid worden versleuteld opgeslagen.
• Foto's uit de intake staan op een afgeschermde opslag en zijn niet via een openbaar adres te bereiken.
• Elke keer dat een medewerker uw dossier inziet of wijzigt, wordt dat vastgelegd.
• Alleen medewerkers die uw dossier nodig hebben voor hun werk, hebben er toegang toe.

Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Wij houden ons aan de wettelijke bewaartermijn, en bewaren niet langer. Voor onze administratie geldt een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar, gerekend vanaf het einde van het jaar waarin uw traject is afgerond.

Zodra die termijn is verstreken worden uw gegevens geanonimiseerd. Dat gebeurt automatisch en niet op verzoek: wij hoeven er niet aan te denken en u hoeft er niet om te vragen. Wat overblijft zijn feiten over een uitgevoerd traject die niet meer naar u te herleiden zijn.

Een contactverzoek waar geen traject uit voortkomt, bewaren wij korter. De bewaarplicht van zeven jaar geldt voor onze administratie, en een vraag die nooit een traject is geworden hoort daar niet bij. Zo'n verzoek verwijderen wij na drie maanden, gerekend vanaf het moment dat wij het hebben afgehandeld, of vanaf binnenkomst als wij er niets mee hebben gedaan. Uw naam, uw telefoonnummer en uw vraag worden dan gewist. Wat overblijft is dat er een verzoek is geweest, zonder dat daar nog iemand achter zit.

Wordt uw contactverzoek wel het begin van een traject, dan hoort het bij uw dossier en geldt de termijn hierboven.

Uw rechten

U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. U kunt bezwaar maken tegen de verwerking, om overdracht van uw gegevens vragen, en een gegeven toestemming intrekken.

Verwijderen doen wij door uw gegevens onherkenbaar te maken. Sommige feiten over een uitgevoerd traject moeten wij bewaren, bijvoorbeeld voor onze administratie; die blijven bestaan zonder dat ze nog naar u te herleiden zijn.

U kunt uw verzoek indienen per e-mail via info@daviq.nl, of per post op het adres hierboven. Wij reageren binnen een maand.

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan als onze werkwijze verandert. De datum onderaan geeft aan wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt.